Retrabalho, compras fora da política e falta de visibilidade sobre as despesas comprometem o controle financeiro das empresas e reforçam a importância de processos estruturados na gestão de viagens corporativas
A gestão de viagens corporativas tem um impacto que vai além dos valores pagos por passagens aéreas, hospedagens e outros serviços. Em empresas sem processos bem definidos, parte dos custos está relacionada a atividades administrativas, compras fora das políticas internas e dificuldades para acompanhar os gastos. Nesse cenário, a MAAC Travel atua na organização e no acompanhamento dos processos de viagens corporativas, com foco no controle das despesas e na integração das diferentes etapas da operação.
O volume de recursos envolvidos no segmento tem crescido. Segundo o LVC (Levantamento de Viagens Corporativas), realizado pela FecomercioSP (Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo) em parceria com a Alagev (Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas), as empresas brasileiras gastaram cerca de R$ 102 bilhões com viagens corporativas no primeiro semestre de 2026, recorde da série histórica e alta de 5,8% em relação ao mesmo período de 2025.
A ausência de procedimentos claros pode gerar impactos financeiros que nem sempre aparecem nos relatórios. Uma passagem comprada fora do prazo recomendado, uma hospedagem acima do limite estabelecido ou uma alteração de voo sem acompanhamento adequado são exemplos de situações que comprometem o planejamento orçamentário. Quando essas ocorrências se repetem, as equipes também passam a dedicar mais tempo à conferência de documentos, à correção de informações e à resolução de demandas operacionais.
O aumento dos preços torna esse controle ainda mais relevante. Levantamento da Alagev realizado em abril de 2026 com 52 gestores de viagens associados mostrou que 96% já haviam percebido aumento nas tarifas aéreas, em um cenário de alta do QAV (querosene de aviação).
De acordo com Diego Chrispim, gestor de Sucesso do Cliente da MAAC Travel, o custo de uma viagem não se limita ao momento da compra. “Muitas vezes, a empresa concentra sua atenção no preço da passagem ou da hospedagem, mas não considera o tempo gasto pelas equipes para corrigir informações, localizar documentos, conferir despesas e resolver problemas operacionais. Esses processos também consomem recursos e precisam fazer parte da análise de custos. Quando existe uma gestão estruturada, fica mais fácil identificar onde estão os desvios e entender quais medidas podem melhorar o controle da operação”, afirma.
Compras fora da política comprometem o controle orçamentário
A existência de uma política de viagens corporativas não garante, por si só, que as regras sejam cumpridas. É necessário que os colaboradores conheçam os procedimentos, os limites de despesas e os canais autorizados para realizar reservas. Quando essas orientações não estão claras, as compras podem ocorrer de maneiras diferentes entre departamentos, reduzindo a capacidade de controle e dificultando a identificação de exceções.
Uma passagem aérea adquirida sem considerar os critérios internos, uma hospedagem acima do limite estabelecido para determinada cidade ou uma alteração de voo que gere despesas não previstas são exemplos de compras e decisões que podem fugir da política corporativa.
Embora cada ocorrência possa representar um impacto aparentemente pequeno, a repetição dessas situações ao longo dos meses pode comprometer o orçamento anual. Por isso, a análise das exceções precisa considerar não apenas os valores envolvidos, mas também a frequência e os motivos que levaram ao descumprimento das regras. Essas informações permitem identificar quais procedimentos precisam ser revistos e onde estão concentrados os desvios.
O tema está entre as principais preocupações dos gestores para este ano. Em sondagem da GBTA (Global Business Travel Association) divulgada em janeiro de 2026, com 571 profissionais do setor em 40 países, 39% dos compradores de viagens corporativas apontaram o leakage, nome dado às reservas feitas fora dos canais definidos pela empresa, entre os maiores desafios operacionais de 2026.
O custo do retrabalho também entra na conta
Outro fator que contribui para o aumento dos custos operacionais é o retrabalho. Ele ocorre quando informações precisam ser conferidas, corrigidas ou solicitadas novamente, gerando novas demandas para as equipes administrativas e financeiras.
Uma reserva realizada por um canal que não está integrado aos controles da empresa pode exigir conferências posteriores. A ausência de uma nota fiscal pode gerar novas solicitações ao viajante, enquanto uma despesa sem classificação adequada pode retornar ao responsável pelo lançamento para correção.
Além dos possíveis atrasos nos processos, o tempo dedicado a essas atividades representa um custo que nem sempre é contabilizado. Quando os procedimentos são definidos previamente, com responsáveis e orientações claras para cada etapa, parte dessas correções pode ser evitada, permitindo que as equipes concentrem seus esforços em atividades estratégicas.
As equipes responsáveis pelo tema costumam ser enxutas. Estudo da GBTA em parceria com a Cvent, divulgado em novembro de 2026 com 270 gestores de viagens da América do Norte e da Europa, mostra que 62% consideram seus programas de viagens subdimensionados. As equipes têm, em média, 4,9 profissionais dedicados ao tema, e a mediana é de apenas três.
Falhas na gestão também afetam a experiência do viajante
A falta de processos definidos não compromete apenas o controle financeiro. O próprio colaborador pode sentir os efeitos de uma operação desorganizada durante o deslocamento.
Informações desencontradas podem gerar dúvidas sobre reservas, alterações de voo podem exigir contatos com diferentes canais e problemas durante a viagem podem levar o profissional a buscar soluções por conta própria. Sem orientações claras, situações que poderiam ser resolvidas por um fluxo de atendimento definido acabam exigindo tempo e atenção do viajante.
Quando existe um processo estruturado para cada etapa, o colaborador sabe onde encontrar informações e quem deve acionar diante de imprevistos. Isso reduz a dependência de soluções improvisadas e contribui para uma experiência mais organizada, inclusive quando ocorrem mudanças no planejamento inicial.
A importância desse suporte é reconhecida pelos gestores. Na sondagem da GBTA de abril de 2026, com 539 respostas de profissionais de seis regiões, 70% dos compradores de viagens corporativas afirmaram que a gestão de viagens ganha importância em momentos de imprevistos e crises.
Nesse contexto, o Gestor de Sucesso do Cliente da MAAC, também ressalta os custos relacionados à ausência de uma agência especializada no acompanhamento das viagens. “Além desses fatores, a falta de uma agência pode gerar desgaste quando ocorre qualquer imprevisto fora do roteiro ou relacionado aos serviços contratados diretamente com os fornecedores. Uma economia obtida na compra pode ser rapidamente comprometida por um simples erro de horário ou pela necessidade de entrar em contato com uma companhia aérea ou um hotel para resolver uma ocorrência. Esse cenário se torna ainda mais complexo fora do horário comercial, quando o profissional responsável pelas compras diretas precisa permanecer disponível 24 horas para solucionar situações que não fazem parte da atividade principal da empresa”, explica.
A importância da gestão especializada para evitar custos adicionais
Uma gestão especializada começa pela compreensão dos processos já existentes na empresa. A análise pode envolver a política de viagens, os canais utilizados para compras e reservas, os fornecedores contratados, os critérios de aprovação e os dados financeiros relacionados à operação.
A partir desse levantamento, é possível identificar pontos de desvio, situações recorrentes de retrabalho e etapas que apresentam falta de controle. A organização também permite estabelecer fluxos para solicitação, aprovação, reserva, alteração e prestação de contas, com responsabilidades definidas para cada envolvido.
A atuação da MAAC Travel envolve justamente a análise desses processos e o acompanhamento das diferentes etapas das viagens corporativas. O objetivo é fazer com que cada deslocamento seja tratado como parte de uma operação integrada, e não como uma sequência isolada de reservas e pagamentos.
A organização dos dados também é fundamental para a tomada de decisão. “Quando os dados estão dispersos, o gestor precisa solicitar informações a diferentes áreas ou realizar levantamentos manuais para entender o que aconteceu. Com registros organizados, é possível acompanhar os gastos por departamento, centro de custo, destino e tipo de despesa, além de identificar compras fora da política e custos relacionados a alterações e cancelamentos. Essa visibilidade permite que a empresa avalie os motivos das ocorrências e tome decisões com base em informações mais consistentes”, explica Chrispim.
A análise de dados aparece como prioridade para as equipes. No mesmo estudo da GBTA com a Cvent, 35% dos gestores de viagens indicaram análise de dados e elaboração de relatórios como a principal competência que gostariam de reforçar em seus times.
O acompanhamento, entretanto, não deve terminar após a confirmação da reserva. Alterações, cancelamentos, reembolsos e despesas adicionais precisam ser registrados para permitir a comparação entre os valores previstos e os gastos efetivamente realizados. Sem esse monitoramento, parte das informações pode permanecer dispersa, dificultando a consolidação dos custos e a avaliação dos resultados.
Com foco na organização dos processos e no acompanhamento das despesas, a MAAC Travel busca contribuir para que as empresas ampliem a visibilidade sobre suas viagens corporativas e identifiquem fatores que comprometem a eficiência da operação. Em um ambiente que exige controle orçamentário e melhor utilização dos recursos, o desafio deixa de ser apenas saber quanto custou uma passagem ou hospedagem e passa a incluir quanto custa administrar cada viagem sem processos claros, informações organizadas, suporte adequado e responsabilidades definidas.
